Nové účtování dopravného

25-4-2013
Nové účtování dopravného v APSi. V programu byla zcela přepracována logika nastavení a účtování dopravného. Pro splnění tohoto úkolu bylo vytvořeno několik nových tabulek a nastavení obecného charakteru (platné pro všechny zákazníka), ale také nastavení specifických hodnot pro jednotlivé zákazníky.

1. Byla vytvořena nová tabulka definující různé druhy doprav (osobní odběr, firemní rozvoz, PPL, pošta ….)
Tabulku naleznete v menu Seznamy – Druhy dopravy. Krom vlastního popisu dopravy lze zároveň zvolit, zda bude doprava zobrazována v eshopu v nabídce doprav u objednávky.
2. V adresáři, na záložce dopravy lze u každého zákazníka nastavit, jaké dopravy může zákazník využívat.
V eShopu bude mít zákazník možnost zvolit k objednávce pouze vybrané druhy doprav.
Dále je možní v adresáři zvolit, jednu z doprav jako předvolenou dopravu zákazníka.
3. Pro každý druh dopravy je možné nastavit cenu dopravného a to v závislosti k celkové ceně dodávky.
Cenu dopravného je možné definovat jak obecně s platností pro všechny zákazníky, tak specificky pro          jednotlivé zákazníky. Obecné dopravné lze definovat v nastavení společných parametrů na nově vytvořené záložce s nadpisem „dopravné“.  Specifické dopravné pro zákazníka lze definovat v adresáři, v editačním formuláři na nově vytvořené záložce s nadpisem „doprava“.

Dopravné může být vkládáno do faktury, paragonu nebo dodacího listu a to operátorem (pomocí stisku CTRL+D), nebo automaticky při vytváření dokladu převodem položek z objednávky nebo z výdejky.
Okamžik kdy bude dopravné programem APSi automaticky účtováno je nutné nastavit. Toto nastavení naleznete na nově vytvořené záložce s nadpisem „dopravné“ ve společných parametrech 2.

a) Vkládání dopravného operátorem:  Operátor může vkládá dopravné do dokladů, které dopravné neobsahují   ručně. Provede to v položkách dokladu stisknutím CTRL+D. Pokud doklad v záhlaví nemá určen typ dopravy, program vyvolá dotaz a umožni operátorovi vybrat dopravu. Teprve na základě určení dopravy dojde k vyhledání příslušné částky dopravného a vložení do dokladu.

b) Automatické vkládání dopravného:  Program může automaticky vložit dopravné do faktury, paragonu nebo výdejky, pokud tyto doklady sám vytváří při převodu objednávek (do faktur, paragonů a výdejek), nebo při převodu výdejek (do faktur či paragonů). Předem je nutné nastavit příslušné parametry v nastavení společných parametrů programu 2 – záložka „Dopravy“.

Pro stanovení výše dopravného je nezbytné určit správně druh dopravy pro vznikající doklad. V praxi může vzniknout situace, kdy vstupní údaje o druhu dopravy jsou nejednotné. Obsluha je na tuto skutečnost upozorněna a musí vybrat, jaká doprava se použije.
Příklad takové situace: provádí se vyúčtování dvou výdejek do jedné faktury. Program je nastaven tak, že má automaticky přidat do faktury dopravné. Zákazník má v adresáři nastavenu předvolenu dopravu „ROZVOZ“. Na první výdejce, kterou účtujeme je v záhlaví stanovena doprava „PPL“, na druhé „ČESKÁ POŠTA“.
V takovém případě nemůže program sám určit, kterou dopravu použije pro vytvářenou fakturu. Dopravu tedy musí určit operátor, a to ještě před tím, než fakturu vytvoří. Dopravu určí tak, že na formuláři pro vyúčtování výdejek nastaví dopravu pomocí rozbalovacího seznamu doprav. Pokud dopravu nevybere, systém mu nepovolí fakturu vystavit. Leda že by zaškrtl políčko „neúčtovat dopravné“.

Pokud nenastane při vyúčtování výdejek takový souběh různých doprav, je druh dopravy určen automaticky programem. Operátor má dále možnost dopravu změnit. Při automatickém určení dopravy platí tato pravidla:

Pokud není určena žádná doprava v záhlaví účtovaných výdejek, použije se předvolená doprava zákazníka podle adresáře.

Pokud je doprava určena v záhlaví účtovaných výdejek, nebo jen na některé z nich a tato doprava je pouze jednoho druhu, bude použita tato doprava a dostane přednost před předvolenou dopravou z adresáře.

Pokud jsou účtované výdejky označeny více druhy doprav, program nevybere žádnou z nich ani předvolenou dopravu z adresáře. Dopravu musí určit operátor.

Kde všude naleznete nové prvky týkající se nového způsobu účtování dopravného:
Nastavení parametrů APSi v manageru – záložka 1 – Výdejky účtovat starší funkcí (musí být vypnuto!)
Nastavení společných parametrů programu 2 – záložka „Dopravy“.
Seznamy – Adresář – editační formulář – záložka „Doprava“
Seznamy – Druhy dopravy
Formulář vyúčtování výdejek (převod výdejek d do faktury nebo paragonu)
Záhlaví výdejky, faktury a paragonu.